Du som jobbar med leveranskedjor vet att planeringar av flöden ständigt förändras eftersom de hela tiden behöver anpassas efter nya omständigheter. Detta flexibla förhållningssätt kallas för att arbeta agilt och är själva grunden inom logistik och e-handel. I den här artikeln berättar vi allt du behöver veta om agil metodik.
Vad är agil?
När något är agilt är det smidigt eller flexibelt. Med ett agilt arbetssätt menas att ha möjlighet att snabbt kunna anpassa sina processer och byta riktning för att skapa högre lönsamhet. Motsatsen till agila arbetssätt är att sätta upp ett mål och sedan enligt ett antal förutbestämda steg systematiskt jobba mot det. Nackdelen med metoder som utgår från en statisk plan är att de inte tar i beräkning att verkligheten är komplex och oförutsägbar, och att man ibland behöver anpassa sig för att nå bästa möjliga resultat.
Hur uppstod agila arbetsmetoder?
Under 90-talet upptäckte en rad programmerare att många av deras IT-projekt misslyckades för att de metoder som användes var alldeles för rigida. Oberoende av varandra utvecklade de mer flexibla metoder som gjorde att de fick friheten att anpassa processerna efter olika utfall. Några år senare, år 2001, möttes de ledande profilerna för flexibla metoder och definierade vad metoderna hade för gemensamma principer och värderingar i ett manifest – The Agile Manifesto. Manifestet spreds snabbt utanför IT-världen och används idag inom många olika branscher då grundtankarna går att applicera på nästan alla projekt, oavsett om det gäller en produkt eller tjänst.
Grundvärderingar i det agila manifestet:
- Individer och interaktioner framför processer och verktyg.
- Användbara resultat framför omfattande dokumentation.
- Kundsamarbete framför kontraktsförhandlingar.
- Anpassning till förändring framför att följa en statisk plan.
Hur fungerar agila arbetsmetoder i praktiken?
Enligt en agil arbetsmetod delas arbetet upp i flera kortare etapper som i sin tur genomförs i olika steg. Varje gång en etapp avslutas utvärderas arbetet och därefter kalibreras planeringen och målet utifrån den nya information som kommit fram under processen. I praktiken innebär detta att projektet hela tiden förändras samtidigt som omvärlden gör det, samt att icke-fungerande lösningar inte kan passera obemärkta förbi eftersom resultaten hela tiden utvärderas. Den agila metoden förutsätter dock god kommunikation och starka samarbeten medarbetare sinsemellan, samt en ledning som skapar förutsättningar för medarbetarna att tänka innovativt och våga fatta egna beslut.
För- och nackdelar med agila arbetsmetoder
Fördelar med att arbeta agilt:
- Med ett agilt arbetssätt får medarbetarna själva fatta beslut om arbetet de utför, vilket resulterar i ett snabbfotat företag med motiverad personal.
- Regelbundna möten gör att personalen kan korrigera saker direkt, samt ger dem en bättre bild av vad som kommer att krävas längre fram i arbetsprocessen. Arbetet blir proaktivt istället för reaktivt.
- Slutprodukten får högre kvalitet eftersom den har utvärderats och finjusterats löpande under projekttiden, vilket minskar risken att produkten blir omodern kort efter lansering.
Nackdelar med att arbeta agilt:
- Det nya förhållningssättet kan ta lång tid att implementera – särskilt inom större organisationer där viljorna drar åt olika håll.
- Kunder vill gärna veta vad de köper, när produkten är klar och hur mycket den kommer att kosta innan de lägger sin beställning, vilket inte alltid är möjligt med ett agilt arbetssätt.
Hur ställer man om till ett agilt arbetssätt?
Agila arbetssätt följer inte en exakt manual utan är snarare ett förhållningssätt som handlar om att skapa frihet att revidera, förändra och förbättra sin process. Detta gäller inte bara de anställda utan även ledningen som ska införa det agila arbetssättet. Försök att arbeta agilt även med själva transformationen av organisationen; ta en sak i taget, testa er fram och utvärdera löpande. En annan aspekt som kan vara bra att ta hänsyn till är att inte alla företagets delar nödvändigtvis förbättras ett agilt arbetssätt. Där gäller det att kunna identifiera vilka funktioner som har mest att vinna så att ni inte lägger onödigt mycket tid och resurser på att omorganisera det som fungerar bra.
Så kan PostNord underlätta vid agila arbetssätt
Att justera sina metoder varefter de ger resultat är själva grunden i ett agilt arbetssätt, men en förutsättning för att resultaten ska kunna bedömas och jämföras är att det finns tillförlitlig data att utgå från. I Portal Business, Postnords plattform för företagare, får du som avtalskund tillgång till statistik kring verksamhetens leveranser, reklamationer, miljöpåverkan och mycket mer. Tanken är att det ska bli enklare för ert team att definiera brister i såväl arbetssätt som strukturer, så att ni kan göra förändringar som tar er närmare era mål.
Portal Business bjuder dock inte bara på olika typer av rapporter. Du kan också boka frakt, spåra leveranser, hantera avvikelser och sköta er kundkommunikation – allt på ett och samma ställe. Det enda du behöver göra för att komma igång är att skapa ett företagskonto, det är kostnadsfritt och tar bara någon minut.
