När du har sålt en vara och ska fakturera din kund behöver fakturan innehålla vissa uppgifter för att den ska räknas som en faktura enligt mervärdesskattelagen. Här går vi igenom vilka uppgifter du behöver ange och vad du ska tänka på när du fakturerar.
Vilka uppgifter ska en faktura innehålla?
För att den faktura du skickar till din kund ska vara giltig behöver du ha med följande uppgifter:
- Datum för utfärdandet av fakturan
- Löpnummer
- Säljarens momsregistreringsnummer
- Köparens momsregistreringsnummer (endast i vissa fall)
- Säljarens och köparens namn och adress
- Specifikation av vad fakturan avser
- Pris
- Beskattningsunderlag för momssats
- Tillämpad momssats
- Momsbelopp
- Vid momsbefrielse – hänvisning till aktuell bestämmelse
Aktiebolag måste dessutom inkludera:
- Organisationsnummer
- Ort där bolaget har sitt säte
- Bolagets namn
Andra uppgifter som bör uppges på fakturan:
- Betalningsvillkor samt villkor om dröjsmålsränta
- Säljarens bankgironummer
- Uppgift om säljaren har godkännande för F-skatt
- Typ av faktura, såsom delfaktura eller kreditfaktura
- Avsändarens samt mottagarens referenser
- Leveransvillkor
Regler kring fakturor
Alla affärshändelser mellan företag måste ha tillhörande fakturor, då dessa används som underlag för bolagens bokföring och momsredovisning. En faktura är dock inte giltig enligt mervärdesskattelagen om ovan nämnda uppgifter inte har angetts korrekt, vilket kan leda till problem för både ditt eget och din kunds företag. Var därför noggrann när du fakturerar så att du inte skickar ut ofullständiga fakturor till dina kunder, att korrigera dem i efterhand kan både bli komplicerat och kostsamt. En annan sak som är viktig att tänka på är att fakturanumren ska vara en löpande nummerserie under räkenskapsåret, det är alltså inte tillåtet att till exempel sätta fakturanummer utifrån datum.
Fakturatyper
Faktura (med kredit)
Den vanligast förekommande fakturatypen kallas för kort och gott för faktura, och är en typ av kredit där det säljande företaget ligger ute med pengar fram till dess att kunden har betalat. På fakturan anges antalet dagar som kunden har på sig att betala efter utställandet (fakturadatum). Även om det är kundens ansvar att betala fakturan i tid kan det vara bra att skriva ut när den senast ska vara betald, till exempel ”betalas senast 31/1”. Vid affärshändelser företag emellan får du inte ge längre kredittid än 30 dagar såvida du och din kund inte har kommit överens om något annat.
Kontantfaktura
En kontantfaktura används främst när en vara betalats kontant och köparen behöver en faktura för att kunna bokföra köpet. En kontantfaktura påminner därmed om ett kvitto, men skillnaden är att fler uppgifter redovisas på fakturan, såsom organisationsnummer, bolagets namn och adress.
Delfaktura
Delfakturering används främst när företag ska fakturera under ett pågående arbete eller om det har gjorts en överenskommelse om att kunden ska få dela upp betalningen. På fakturan anges då det fullständiga priset, samt hur mycket kunden ska betala vid det enskilda tillfället. Något som är viktigt att tänka på är att delbetalningar kan innebära att du som företagare får ligga ute med pengar under en längre period, vilket kan försämra företagets likviditet. Det kan därför vara bra att tänka till ordentligt innan du använder delfakturering som försäljningsknep.
Kreditfaktura (omvänd faktura)
En kreditfaktura är en korrigerad faktura som används om den ursprungliga fakturan är felaktig och inte ska betalas av kunden, beloppet ska därför vara negativt och texten ”att betala” ska bytas ut till ”er tillgodo”. Precis som en vanlig faktura behöver kreditfakturan ha ett fakturadatum och fakturanummer, och den som utfärdar kreditfakturan måste se till att det framgår vilken post som ska korrigeras och med hur mycket.
E-faktura
En e-faktura är en digital faktura som skickas direkt från ett affärssystem till kundens system eller internetbank, istället för till en brevlåda eller mejlinkorg. E-fakturering gör att företag kan effektivisera det administrativa arbetet kring både fakturering och bokföring, samtidigt som de gör en god gärning för miljön. En annan fördel med e-fakturor är att avsändaren kan kan vara säker på att fakturan levererats, vilket minskar osäkerheten jämfört med leverans till brev- eller e-postlådor.
Så kan PostNord hjälpa dig med din fakturering
Som avtalskund hos PostNord får du tillgång till Portal Business – en plattform som hjälper dig att hantera allt kring dina leveranser, inklusive fakturering. I Portal Business får du överblick över samtliga fakturor och kan snabbt se vilka som är betalda. Här får du också tillgång till verktyget Elektroniska Fakturaunderlag (ELIN) där du skapar och skickar e-fakturor, samtidigt som fraktsedlar tas fram automatiskt utifrån den information du har angett. Att bli avtalskund hos PostNord och använda ELIN är kostnadsfritt, du står endast för själva fraktkostnaden.