Bokföra frakt - enkel guide från PostNord
När du som företagare anlitar ett fraktbolag för transport och leverans av varor till kund erhåller du en faktura för kostnaderna kopplade till frakten. Ditt företag får således en utgift, vilken dels måste betalas men även bokföras på rätt sätt. Detta gäller oavsett om du vidarefakturerar hela eller delar av kostnaden till kund.
Att bokföra frakt behöver inte vara särskilt komplicerat, men det är viktigt att det görs korrekt – precis som med alla andra typer av utgifter (och intäkter). Hur kostnader för transport och leverans ska bokföras beror på vad som ingår i avgifterna, vilken bokföringsmetod du använder samt huruvida du har anlitat ett svenskt eller utländskt fraktföretag.
För att göra det enklare för dig som driver företag har vi på PostNord nedan sammanställt en introducerande guide till vad som gäller vid bokföring av såväl utgifter som intäkter kopplade till frakt. Vi vill göra det lätt för dig att göra rätt.
Varför måste man bokföra frakt?
Bokföring är ett lagstadgat krav för alla företag i Sverige oavsett bolagsform. Såväl stora aktiebolag som små handelsbolag och enskilda firmor omfattas av den så kallade bokföringsskyldigheten, vilken i korthet innebär att samtliga affärshändelser ska registreras på ett systematiskt sätt. Dels för att öka genomlysningen i bolaget, men också för att skapa ordning och reda.
För att du ska kunna få bra insyn i vilka intäkter och utgifter du har i ditt bolag är det viktigt att ha olika bokföringskonton för olika syften. Genom att exempelvis bokföra alla kostnader för frakt och varuleveranser på ett konto, förbrukningsmaterial på ett annat och personalkostnader på ett tredje får du full koll på alla olika typer av kostnader samt hur stor del de utgör av helheten.
Att separera fraktavgift från det levererade varuvärdet är även viktigt för att få korrekta siffror i din leverantörsreskontra.
Kontogrupper för frakt- och leveranskostnader
Olika bokförings- och affärssystem kan vara uppbyggda på olika sätt, men strukturen för kontogrupper är som regel densamma i alla. När du ska bokföra frakt är det vanligen någon/några av följande kontogrupper du använder:
- Kontogrupp 26: Bokföring av moms
- Kontogrupp 30-39: Intäktskonton vid vidarefakturering av fraktavgift
- Kontogrupp 40-45: Varuinköp (inklusive fraktkostnad)
- Kontogrupp 46: Fraktkostnader som ska påverka bruttovinsten
- Kontogrupp 57: Kostnadskonton för frakt vid försäljning
Bokföring av fraktavgift vid försäljning
Fraktkostnad ska alltid bokföras separat när du säljer varor till kund och anlitar ett transportbolag för frakt och leverans av varorna. Anlitar du PostNord för upphämtning, transport och leverans av en försändelse kommer du efteråt att erhålla en leverantörsfaktura från oss för den kostnaden.
Fakturabeloppet bokför du i sin helhet som en leverantörsskuld (oftast redovisningskonto 2440) i kredit. Själva fraktkostnaden och momsen separerar du och bokför i debet. Fraktkostnader ligger i de flesta bokföringsprogram i kontogrupp 57. Ingående (svensk) moms har kontonummer 2640 eller 2641.
Bokföring av fraktavgift vid inköp
Frakt som tillkommer vid inköp av varor till ditt bolag ska inte bokföras separat. Denna avgift bokförs istället på samma konto som inköpet i sig, då kostnaden för transport (inklusive försäkring för frakten) anses vara en del av själva anskaffningsvärdet.
Inköp från svenska leverantörer bokförs vanligen inom kontogrupp 40 – exempelvis på konto 4010 eller 4011. Svensk ingående moms tillkommer med 6, 12 eller 25% beroende på vilken typ av varor inköpet avser. Momssatsen för frakten blir densamma som den för varorna som köpts in.
Vid varuinköp från en leverantör i utlandet gäller så kallad omvänd skattskyldighet för såväl varorna som kostnaden för frakten. Utländska varuinköp bokförs på ett annat konto än svenska – oftast inom kontogrupp 45 – och för momsen gäller konto 2615 (utgående) samt 2645 (ingående). Samma belopp bokförs för ingående och utgående moms, med ingående i debet och utgående i kredit.
Importerar du varor från utlandet blir du som köpare ålagd att betala importmoms och tullavgifter. Hur mycket du får betala beror på vilken typ av produkter leveransen avser samt det totala varuvärdet. Är du företagskund hos PostNord kan du enkelt göra detta via tjänsten Betala Moms i PostNord Portal Business.
Moms för frakt inom respektive utanför EU
Har du ett företag registrerat i Sverige och anlitar ett svenskt fraktföretag för transport och leverans av försändelse till kund tillkommer 25% moms. Momssatsen är densamma för leveranser inom Sverige som till andra EU-länder.
Fraktkostnader för försändelser som ska skickas utanför EU – det vill säga export – är ej belagda med moms för dig som säljare. Istället är det mottagaren som får betala moms och eventuella tullavgifter enligt de bestämmelser som gäller i det aktuella landet.
Bokar du frakt och leverans med PostNord till ett land utanför EU kommer fakturan du får från oss alltså ha 0% moms. Detsamma gäller om du som säljare anlitar ett utländskt fraktbolag (inom eller utanför EU) – momsskyldigheten tillfaller köparen.
Så bokför du vidarefakturering av fraktkostnader
Vidarefakturering av fraktkostnader innebär att du som säljare fakturerar en kund en fraktavgift motsvarande den du fick betala då du köpte varorna från din leverantör. Momssatsen vid vidarefakturering av frakt blir densamma som den för varorna som fraktas. Säljer du till exempel varor med 25% moms blir momssatsen för frakten även den 25%.
Moms bokförs alltid på konto 2640/2641 för ingående samt 2610/2611 för utgående, oavsett momssats.
När du vidarefakturerar en fraktkostnad bokförs denna som en intäkt (i debet) i kontoklass 30.
Kontantmetoden eller fakturametoden
Kontantmetoden och fakturametoden är två olika sätt att bokföra affärshändelser i ett bolag. Som företagare måste du välja en av dessa metoder i samband med att du registrerar ditt bolag. Det är inte möjligt att blanda de bägge tillvägagångssätten.
Använder du kontantmetoden bokför du dina kund- och leverantörsfakturor när betalningen är klar. Har du till exempel beställt frakt och leverans till kund av PostNord och erhåller en faktura för kostnaden, tar du in den i din bokföring först när du betalar fakturan.
Totalt utbetalt belopp bokas då i kredit på kontot som avser bank, ingående moms bokas i debet på konto 2640/2641 och själva fraktkostnaden bokas i debet i kontoklass 57.
Bokför du istället enligt fakturametoden tar du in ännu ej betalda fakturor i din bokföring – vilka skapar så kallade kundfordringar för utestående fakturor till kund, och leverantörsskulder för obetalda fakturor från dina leverantörer.
En faktura avseende fraktavgift från PostNord bokas enligt fakturametoden som en skuld i kredit inom kontoklass 24. Moms- och kostnadskonto blir samma som vid kontantmetoden. När betalningen görs regleras skulden genom att du krediterar banken och debiterar kontot för leverantörsskulder.
Gör det lätt att göra rätt
Bokföring av fraktavgifter och andra kostnader relaterade till transport och leverans av varor kan upplevas krångligt. I synnerhet om ditt företag köper och säljer varor till och från andra länder.
För att göra det så lätt som möjligt att göra rätt är det klokt att satsa på ett enkelt bokföringssystem som både passar ditt företag och är smidigt att använda. Behöver du hjälp med deklaration av moms på frakt vid inköp och/eller försäljningar kan du alltid surfa in på Skatteverkets hemsida eller kontakta deras kundtjänst.
Letar du efter mer logistikorienterad information? Här hittar du mer läsning inom logistikämnet.
