Inköp i företag – tips & råd från PostNord

Inköp fyller en central funktion i alla företag som driver någon form av handelsverksamhet. Antingen i fysisk butik eller via e-handel. Här hittar du bra information om hur inköp i företag fungerar, vad som är viktigt att tänka på samt tips om hur vi på PostNord kan bistå vid inköp.

spårbart paket

Vad är inköp och hur fungerar det?

Alla varor och tjänster som köps in i ett företag är inköp. För dig som driver en butik utgör varuinköp en stor del av inköpsfunktionen, men till kategorin inköp hör även sådant som handlas in till verksamheten utan syftet att säljas vidare. Som förbrukningsmaterial och inventarier till exempel.

Oavsett vilken typ av inköp det rör sig om, vill du hitta bästa möjliga kvalitet till bästa möjliga pris. Detta är förstås särskilt viktigt när det handlar om varor och/eller tjänster som du ska sälja vidare till dina kunder. Vilka inköp du gör har nämligen stor inverkan på lönsamheten i din business.

Inköp i små och stora företag

I större företag sköts inköpsprocessen vanligen av en inköpsavdelning. En inköpsavdelning kan bestå av en ensam inköpsansvarig, eller en inköpschef och flera inköpare.

Driver du en stor verksamhet med en omfattande inköpsfunktion är det bra att skilja på operativt inköp och strategiskt inköp. Den operativa inköpsprocessen är den som berör förvärv av produkter – alltså själva anskaffningsfunktionen – medan den strategiska processen istället är en centraliserad funktion som synkar ihop inköp med företagets mål och styrning.

Har du ett litet företag är det oftast både smidigast och mest lönsamt att ombesörja inköpen på egen hand.

Vad gör en inköpare?

En inköpare, vare sig det är du själv eller någon anställd med just den funktionen, ansvarar kort och gott för de förvärv som görs i företaget.

Vanliga arbetsuppgifter för en inköpare är till exempel:

  • Upprättande av inköpskalkyler
  • Förhandlingar med leverantörer
  • Leverantörsbedömningar
  • Strategisk inköpsplanering
  • Operativt inköpsarbete

För att lyckas som inköpare är det viktigt att ha bra färdigheter inom kommunikation och förhandling, en analytisk ådra och en näsa för bra affärer. God initiativförmåga och en förmåga att inta ett helikopterperspektiv är också värdefulla egenskaper för framgång inom inköp.

Bra att tänka på för en mer lönsam inköpsfunktion

Hur väl du lyckas med dina inköp är i allra högsta grad avgörande för hur väl du lyckas med din business överlag. Detta eftersom dyra, obalanserade och oplanerade inköp snabbt äter på din lönsamhet och riskerar att bli ett sänke för hela företaget.

För att hjälpa dig utforma en bra inköpsprocess kommer här några värdefulla tips på sådant som är viktigt att tänka på:

  • Tydliggör relationen med dina leverantörer – vilka villkor gäller och vem ansvarar för vad?
  • Våga förhandla med dina leverantörer, men ställ realistiska krav
  • Löpande uppföljningar av intäkter kontra kostnader kopplade till inköp
  • Identifiera dina inköpsbehov och gör upp en tydlig planering
  • Upprätta en inköpsbudget och håll dig till den

Förenkla delar av din inköpsprocess med PostNord

Frakt och distribution av de varor som köps in är förstås en viktig del av hela inköpsprocessen. Här kan vi på PostNord vara behjälpliga. Vi är ju trots allt proffs på allt som rör transport och logistik. Som företagskund hos PostNord får du via PostNord Portal Business tillgång till ett flertal smarta funktioner som kan underlätta din inköpsprocess – däribland:

Spåra paket

Spåra inkommande paket från dina leverantörer med vår smidiga Track & Trace-funktion. 

Reklamationer

Samla alla ärenden som rör reklamationer och returer av inköp. Registrera, spåra och följ upp.

Har du inget företagskonto i portalen än? Här kan du snabbt och kostnadsfritt signa upp dig.

Vanliga frågor om inköp

Vad är skillnaden mellan en inköpare och en upphandlare?

Bägge arbetar med inköp av varor och tjänster, men en upphandlare gör det med skattefinansierade medel inom den offentliga sektorn.

Varför är det viktigt att ha en bra inköpsprocess?

Hela inköpsfunktionen har stor inverkan på företagets lönsamhet. En bra inköpsprocess är viktig för balansen mellan intäkter och kostnader.

När görs inköp i ett företag?

De allra flesta företag gör inköp löpande, men hur ofta kan variera beroende på typ av verksamhet.

Hur betalar man för inköp?

Det beror på vilka villkor man träffat med leverantören i fråga, men vanligen betalas inköp med faktura.